14 janvier 2021
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Remises fournisseurs

Gestion des remises fournisseurs

Le pilotage des remises fournisseurs est un processus souvent complexe pour une entreprise (notamment dans le secteur du retail) du fait des multiples contrats gérés avec les fournisseurs et des nombreuses règles de calcul qui sont à appliquer. Ce processus a un fort enjeu, visible du Board, et directement connecté à la marge nette des exploitations et la rentabilité des produits. Il porte plusieurs risques d’un point de vue des opérations (erreurs de valorisation), des relations fournisseurs et des CAC (traçabilité et sur le caractère opposable des calculs).

Dans les différentes organisations, ce processus est généralement peu maîtrisé et a été rarement revu et optimisé d’un point de vue SI. Il reste très manuel, très chronophage, reposant sur des outils bureautiques peu intégrés (Excel, Access, mail), avec des problématiques en termes de performance et de pilotage des travaux. Pour répondre à ces besoins, une solution existe dans le monde SAP, il s’agit de VISTEX.

Intégration de VISTEX avec SAP

Vistex est un partenaire solution global de SAP dont la mission est d’aider les clients à tirer plus de valeur de leur investissement SAP.

La solution SAP Vistex – Incentive Administration répond parfaitement aux attentes fonctionnelles et techniques de la gestion des remises fournisseurs, et est totalement intégrée au cœur ERP SAP dont elle suit toutes les versions et évolutions dans une roadmap commune.

Cette solution se présente sous la forme d’un add-on qui vient compléter le paysage applicatif de l’ERP SAP et accroître les fonctionnalités proposées par l’ERP

Pour peu que tous les processus de l’entreprise soient gérés sous SAP (gestion des achats, gestion des ventes, gestion financière), la mise en œuvre de la solution ne requière aucune charge d’intégration (aucune interface). Les données de référentiel (fournisseurs, produits, comptables, organisation achat) et transactionnelles (données d’achats et données de ventes) sont intégrées automatiquement.

Dès lors, la solution permet une transition vers le nouveau processus sans impact pour les tiers et en interne : Des partenaires fournisseurs très peu impactés par le passage à la nouvelle solution et des utilisateurs qui disposent d’un processus sous contrôle dans SAP.

La relation avec le fournisseur se trouve améliorée grâce à la transparence offerte par la solution et donc la baisse du nombre de litiges. Aujourd’hui, le temps passé à justifier les remises et à gérer les allers-retours avec le fournisseur est excessif. L’objectif est de libérer du temps pour travailler sur la vraie génération de valeur : la négociation avec le fournisseur et le travail sur le partenariat.

Enfin, le reporting offert par la solution permettra de donner de la visibilité sur les remises et leur poids réel sur le montant total des remises ce qui offre des leviers dans les négociations futures.

Les différentes briques du processus

Les principales fonctions liées à la gestion des remises fournisseurs :

Remise fournisseurs
  • Gestion des contrats avec les fournisseurs ;
  • Gestion des bases achat / bases ventes gérées ou non nativement dans l’ERP SAP ;
  • Calcul en temps réel de la situation d’un contrat ;
  • Gestion de la base ristournable, calcul des remises, éditions des justificatifs ;
  • Procédure de clôture périodique ;
  • Traitement des provisions ;
  • Traitement de la facturation ;
  • Gestion des litiges.

L’objectif estque toutes les étapes du processus soient automatisées et ne requièrent que de la charge de contrôle avec une traçabilité parfaite des éléments justificatifs des calculs de remise. À tout moment, il est possible de justifier auprès des fournisseurs, mais également auprès des instances de contrôles (commissaires aux comptes, contrôleurs fiscaux), toutes les remises comptabilisées, au détail de la ligne d’achat ou de ventes.

Ainsi, d’un point de vue fonctionnel, la solution répond totalement aux exigences du métier et permettra :

  • D’automatiser les activités pour les équipes marketing, achats et comptabilité afin de gagner en scalabilité,
  • De fiabiliser et accroitre la récupération de cash tout en limitant les litiges et améliorant la relation fournisseurs
  • De disposer d’une source unique de calcul, fiable, traçable et opposable aux tiers

Un travail de simplification des remises

Remise sur factures, remise de fin d’année, participation à la démarque, contribution aux opérations commerciales, autant de mécanismes qui permettent d’impliquer le fournisseur à la fois au développement des ventes, mais également au maintien des marges, avec l’objectif également de faire évoluer la relation au niveau d’un véritable partenariat.

Dès lors, on peut voir apparaître une ‘créativité’ forte des chefs de produits / acheteurs sur les types de remises négociés avec les fournisseurs entraînant une complexité difficile à gérer, pour des gains financiers pas toujours au rendez-vous.

Ainsi, un travail d’analyse sur des axes de simplification des remises est préconisé en amont du projet, ce travail permettra d’harmoniser / simplifier les pratiques, facilitera la mise en place d’une solution optimisée / automatisée et allègera la maintenance dans le futur.

Les gains envisagés

Un gain de robustesse majeur sur le processus avec une traçabilité sécurisée permettra de fiabiliser la base de calculs et faciliter la communication avec les fournisseurs. Le nouveau processus aidera les acheteurs et donnera de la visibilité sur les achats non couverts par des remises tout en améliorant le taux de collecte du cash. Ci-dessous, une vision globale des différents gains financiers et qualitatifs rendus possibles par ce type de projet.

Gains financiers

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Gestion des remises fournisseurs avec SAP Vistex

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Votre expert : 

Cédric BEDROSSIAN