Optimiser la gestion des factures fournisseurs

Optimiser un processus de gestion des factures fournisseurs à l’international

 

Performance, efficacité et fluidité. Voilà les maîtres mots pour une entreprise qui s’attèle à reformer et optimiser ses processus internes. Entre challenges et opportunités, les solutions SAP sont l’un des outils de référence pour entreprendre ces transformations.

Découvrez comment neosight a accompagné la mise à jour de la solution de gestion des factures de la filiale finlandaise d’une grande multinationale française.

Constat : remplacer une solution de gestion de factures en prenant en compte les enjeux métiers

La filiale finlandaise d’une multinationale française de restauration souhaitait mettre à jour sa solution de gestion des factures fournisseurs pour obtenir une meilleure fluidité de l’information entre l’ensemble des acteurs du processus P2P (achats, comptabilité et fournisseurs).

Pour mener ce changement, elle a fait appel à l’entité française, experte au sein du groupe des enjeux IT et ERP. La mission consistait à identifier la meilleure solution d’interfaçage entre l’outil Saas retenu et SAP selon trois critères (rapidité, efficacité et coûts raisonnables), tout en s’adaptant au contexte métier local. Factuellement, il s’agissait d’améliorer au sein de l’organisation locale d’accélérer le traitement des règlements et de rendre plus simple la validation des factures par les opérationnels prescripteurs concernés.

Fort de sa connaissance du contexte client et de sa faculté à mener cette opération à l’international en mode commando, neosight a été choisi pour accompagner l’entité française et la filiale finlandaise dans leur mission commune.

Hacking : combiner co-construction et vision 360 ° pour une transition efficace

First step pour les équipes neosight : embarquer l’ensemble des acteurs du projet (l’entité française, la filiale finlandaise et le prestataire de la solution Saas) dans une logique de co-construction, afin de répondre avec justesse aux enjeux métiers.

Pour faciliter l’usage de l’ensemble des parties prenantes, neosight a poussé la mise en place d’un outil en vision 360 °, permettant aux fournisseurs d’avoir un regard sur l’avancement des règlements des factures et à la filiale d’accéder aux factures numérisées. Cela représentait un véritable challenge technique, puisqu’il était nécessaire de faire communiquer les deux solutions entre elles, tout en tenant compte des contraintes de sécurité. Le défi a été relevé par neosight de la manière suivante :

  • Utilisation du mode push pour le forage des données : la filiale accède à ses données ERP à sa demande depuis sa solution Saas
  • Intégration du lien GED dans les deux outils Saas et SAP pour faciliter le dialogue entre comptable et acheteur
  • Mise en place d’un flux depuis SAP pour permettre l’affichage des statuts paiement sur le portail fournisseurs de la solution Saas

Impact : un processus fournisseur optimisé

À travers cette mission déployée en 4 mois, la filiale finlandaise est parvenue à dématérialiser la gestion de la facturation et a ainsi optimisé son processus fournisseur. En effet, elle a pu effectuer un meilleur contrôle de ses flux P2P — Frais généraux par l’affection de la validation des factures par les interlocuteurs opérationnels. Des gains substantiels ont été obtenus sur les aspects de communication fournisseur via l’utilisation du portail, aboutissant à une baisse de la charge de la comptabilité fournisseur.

La position d’experte ERP de l’entité française a été consolidée, grâce à sa capacité à recueillir des besoins métiers et à les traduire en conception IT, dans le cadre d’une approche pluridisciplinaire.

Ce projet marque pour neosight l’occasion de démontrer une nouvelle fois sa fiabilité et sa capacité à accompagner un client historique en élargissant son périmètre habituel d’action.

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